Artsen Zonder Vakantie: “Maanlanders was een deeltjesversneller voor ons strategisch toekomsttraject”
De Belgische NGO Artsen Zonder Vakantie vroeg ons of we via online denkdagen een traject rond hun interne werking en nieuwe strategie wilden faciliteren. Artsen Zonder Vakantie wil de shift maken van een klassieke NGO naar een netwerkorganisatie. Daarbij was er nood aan verschillende sessies waarin iedereen z’n stem kon laten horen om zo tot een gedragen resultaat te komen. Music to our ears!
De vraagstelling
Artsen Zonder Vakantie vertrouwde ons toe dat er een crisis heerste binnen de organisatie die tot veel personeelsverloop had geleid. Ook ervoeren de vrijwilligers — om en bij 600 zorgprofessionals — een tekort aan inspraak en gedeelde visie. Daar wilde de nieuwe directeur Stefaan Bonte verandering in brengen. De corona pandemie leek geen ideale context om deze situatie aan te pakken. Daarom werd beroep gedaan op Maanlanders om een digitaal traject op te zetten.
We waren een nieuw management team en zagen het traject als een hele uitdaging. Het is waardevol dat Linde ons uit onze comfortzone bracht om naarmate het traject vorderde zelf meer in handen te nemen. We hebben enorm veel geleerd op heel korte tijd en werkten als een hecht team.
Hoe pakten we dit aan?
Het initiële opzet was om één fysieke denkdag met de vrijwilligers te organiseren, wat onmogelijk was gezien de coronamaatregelen. Er werd daarom beslist om een procesmatige aanpak aan te gaan met online denkdagen. Hierdoor konden niet alleen de vrijwilligers, maar alle stakeholders uit het Artsen Zonder Vakantie netwerk aansluiten: personeel in België en Afrika, bestuursleden, leden van de Algemene Vergadering, Afrikaanse en Belgische zorgprofessionals, directeurs van partnerziekenhuizen ... Elke denkdag tekenden 100 deelnemers present. Een enorme rijkdom aan participatie die de organisatie heel erg nodig had.
Via een diepgravende online enquête polsten we eerst naar wat er écht leefde binnen alle netwerkleden op vlak van interne werking en strategie. Onduidelijkheden, frustraties, bezorgdheden, maar ook positieve ervaringen werden op tafel gelegd. Dit vormde de basis van de drie online denkdagen die Maanlanders faciliteerde en waarbij iedereen zijn of haar stem kon laten horen. Daarna gaven we de hengel door aan het management team om er zelf verder mee aan de slag te gaan.
Zes maanden na de start van onze samenwerking lag er een nieuwe strategie voor Artsen Zonder Vakantie op tafel die werd goedgekeurd door de raad van bestuur en die voortbouwde op een weldoordacht participatief traject.
Dankzij Maanlanders werden onze online denkdagen de start van een transformatieproces waaruit we enorm veel zaken leerden die we absoluut willen verderzetten.
We namen de onderstroom mee in alles wat we deden: de ‘waarom’ achter de vraag en de onderliggende dynamieken in de organisatie.
3 pijlers die Maanlanders introduceerde
Consent-besluitvorming
De vrijwilligers uit deze netwerkorganisatie voelden zich niet altijd gehoord. Er was onvoldoende gedeelde visie en begrip van ieders rol tussen personeel en vrijwilligers. We kozen ervoor om naar ieders stem te luisteren via een uitgebreide online bevraging en een daadkrachtige analyse van de cijfers. Die bottom-up inzichten namen we mee tijdens de denkdagen.
Tijdens de online denkdagen zocht Linde als facilitator de nee-stemmen op. Wie was het oneens met het voorstel dat op tafel lag? Welke inzichten schuilden er in die nee-stem? Via de principes van deep democracy zorgden we ervoor dat alle stemmen als puzzelstukken in elkaar vielen waardoor er inclusieve besluitvorming ontstond.
“Door een uitgebreide bevraging te organiseren, hebben we een meer objectieve kijk gekregen op de positie van de verschillende stakeholders binnen ons netwerk. Door dit in team te doen hebben we de juiste vragen kunnen stellen, beter begrepen waar de knelpunten liggen en werden we ons bewust van het sterke draagvlak dat reeds bestaat voor de visie en missie van de organisatie. Dat hielp om vertrouwen terug te winnen en de basis te leggen voor onze toekomststrategie.” — Stefaan Bonte, directeur.
Zelfsturing
We maken ons als Maanlanders graag misbaar. Hoe? Door te zoeken naar manieren waarop organisaties onze expertise kunnen integreren in hun werking zodat ze ons niet of minder nodig hebben in de toekomst. We introduceerden (via ons zusterbedrijf Statik) digitale tools zoals Zoom, Mural en Google Forms die pasten bij het doelpubliek. We betrokken het communicatieteam van Artsen Zonder Vakantie maximaal waardoor ze hier in de toekomst zelf mee aan de slag kunnen.
Walk the talk
We houden ervan om te doen wat we zeggen. We pleiten voor zelfsturing, ook in samenwerkingen. Wil je als organisatie inzetten op transparante communicatie, digitalisatie en inclusieve besluitvorming? Dan zullen we je pushen om ook écht stappen in die richting te zetten. Het vergt moed en kwetsbaarheid van een organisatie om hier voluit voor te gaan, maar de voldoening achteraf is eens zo groot.
Op zes maanden tijd evolueerde Artsen Zonder Vakantie van een organisatie die door wissels in de samenstelling van het (directie)team nood had een richting naar een netwerk dat haar prioriteiten helder heeft en waarin elke vrijwilliger zich gehoord voelt.
Dit traject was een multidimensionale topprestatie. Er is een stukje heling in het proces gebeurd, voor onszelf en ons netwerk.
Over Artsen Zonder Vakantie
Artsen Zonder Vakantie is een erkende NGO en een dynamisch netwerk van zorgprofessionals in België en Afrika die zich vol overgave engageren om samen met collega’s te werken aan een toegankelijke, kwaliteitsvolle en veerkrachtige gezondheidszorg. Want dat is een recht voor iedereen.
Stefaan Bonte: “We zijn trots op 40 jaar inzet, know-how en samenwerking. Onze kracht ligt in het engagement van vele zorgprofessionals en andere vrijwilligers. Samen met een personeelsteam gespecialiseerd in internationale samenwerking vormen we een ecosysteem. Zo werken we samen op een manier die zinvol en duurzaam is, die eenheid en betrokkenheid biedt, verbindend en verrijkend is, zowel in België als in Afrika. Zo kunnen ziekenhuizen groeien. Zo kan zorgpersoneel zich ontplooien. Zo krijgen patiënten de beste zorg.”
Ook interessant
KU Leuven Healthy: "89% van de deelnemers gaf aan dat de podcastclub bijdroeg tot hun mentale gezondheid."
Een podcastclub? Jawel, na de succesvolle podcastreeks ‘Mental Health Matters: How to keep young researchers in a good mental shape?’ wou KU Leuven Healthy ook in real life het gesprek aanwakkeren rond mentale gezondheid. Een rol die Maanlanders met plezier in duo met het KU Leuven Healthy team oppikte.
De kracht van een check-in op het werk
Als het privé even tegenzit, kan je dan op het werk 100% gelukkig zijn? Om ervoor te zorgen dat bepaalde gedachten je niet beperken doorheen je werkdag is een check-in aan het begin van een vergadering ontzettend waardevol.